Quản lý kho hiệu quả phụ thuộc chặt chẽ vào việc kiểm kê hàng hóa trong kho một cách chính xác. Đối với doanh nghiệp sản xuất, phân phối và logistics, kiểm kê không chỉ là yêu cầu nội bộ mà còn là nền tảng giúp giảm thất thoát, tối ưu tồn kho và đảm bảo tính minh bạch tài chính. Báo cáo Logistics Việt Nam 2024 cho thấy 47% doanh nghiệp gặp sai lệch tồn kho từ 1–7% mỗi kỳ kiểm kê (Nguồn: VLA – Báo cáo Logistics Việt Nam 2024).
Tầm quan trọng của kiểm kê hàng hóa trong kho
Kiểm kê hàng hóa giúp giảm sai lệch tồn kho
Sai lệch tồn kho là vấn đề phổ biến trong vận hành kho. Nguyên nhân đến từ sai sót nhập liệu, thất thoát, sản phẩm lỗi hoặc vận hành thủ công. Kiểm kê định kỳ giúp doanh nghiệp đánh giá lại số liệu thực tế và điều chỉnh theo chuẩn mực kế toán.
Kiểm kê hàng hóa giúp tối ưu chi phí vận hành
Báo cáo của Deloitte năm 2024 chỉ ra các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê chuẩn hóa giảm 15–25% chi phí tồn kho nhờ xác định sản phẩm chậm luân chuyển và tối ưu kế hoạch nhập hàng.
Kiểm kê kho giúp nâng cao hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng
Kiểm kê chính xác tạo nền tảng cho việc lập kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu và quản lý dòng tiền. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh biến động thị trường và yêu cầu giao hàng nhanh 24–48 giờ.
Các phương pháp kiểm kê hàng hóa trong kho phổ biến
Phương pháp kiểm kê hàng hóa định kỳ
Đây là phương pháp truyền thống, tiến hành theo từng kỳ cố định: hàng tháng, hàng quý hoặc cuối năm. Doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động xuất – nhập để thực hiện kiểm đếm toàn bộ hàng tồn.
Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho liên tục
Kiểm kê liên tục (Cycle Counting) là phương pháp hiện đại, kiểm tra từng nhóm hàng theo chu kỳ. Phương pháp này giảm gián đoạn vận hành và nâng cao độ chính xác. Các doanh nghiệp ứng dụng WMS thường ưu tiên cách làm này.
Phương pháp kiểm kê kho theo rủi ro ABC
- Nhóm A: Hàng giá trị cao, tốc độ quay nhanh – kiểm kê thường xuyên
- Nhóm B: Hàng trung bình – kiểm kê theo tháng
- Nhóm C: Hàng giá trị thấp – kiểm kê theo quý
Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp F&B, thương mại điện tử áp dụng để cân bằng chi phí – hiệu quả.
Quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho theo tiêu chuẩn
Bước 1: Chuẩn bị kiểm kê kho
- Lập danh sách toàn bộ mã hàng
- Phân chia khu vực kiểm kê
- Kiểm tra hệ thống WMS hoặc Excel
- Niêm phong tạm thời khu vực xuất – nhập
Bước 2: Tiến hành kiểm kê thực tế trong kho
Nhân sự thực hiện kiểm đếm trực tiếp, dùng máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động nhằm giảm lỗi nhập liệu. Ngoài ra cần ghi chú rõ tình trạng hàng hóa (rách bao, hư hỏng, hết hạn,…).
Bước 3: Đối chiếu dữ liệu thực tế và dữ liệu hệ thống
Sai lệch kiểm kê được tổng hợp theo từng danh mục:
- Sai lệch do thất thoát
- Sai lệch do hệ thống
- Sai lệch do hư hỏng, biến chất
Bước 4: Báo cáo kiểm kê và đề xuất điều chỉnh
Bộ phận kế toán, kho và vận hành cùng xác nhận chênh lệch và lập biên bản điều chỉnh. Các doanh nghiệp có ứng dụng ERP thường tích hợp quy trình kiểm kê trực tiếp lên hệ thống.
Những lưu ý quan trọng khi kiểm kê hàng hóa trong kho
Lưu ý về nhân sự kiểm kê
Nhân sự cần được đào tạo tiêu chuẩn kiểm kê, tránh tình trạng kiểm đếm trùng hoặc bỏ sót. Với kho lớn, cần chia nhóm độc lập để đảm bảo tính khách quan.
Lưu ý về công nghệ kiểm kê kho
Việc áp dụng hệ thống WMS và thiết bị barcode có thể giảm 40–60% lỗi kiểm kê (Nguồn: Deloitte 2024). Doanh nghiệp cần ưu tiên công nghệ để tăng độ chính xác.
Lưu ý về quy trình kiểm kê hàng hóa theo tiêu chuẩn doanh nghiệp
Cần xây dựng quy định kiểm kê thống nhất cho từng loại hàng, bao gồm:
- quy định kiểm kê hàng dễ vỡ,
- quy định kiểm kê hàng lạnh,
- quy định với hàng rời hoặc hàng đóng pallet.
Các lỗi phổ biến khi kiểm kê hàng hóa trong kho
Sai lệch kiểm đếm do vận hành thủ công
Kiểm kê bằng giấy hoặc excel dễ dẫn đến sai số, nhất là với kho trên 2.000 m².
Sai lệch do bao bì hư hỏng hoặc nhầm lẫn mã hàng
Nhiều kho tại Việt Nam chưa chuẩn hóa nhãn mã, dẫn đến nhầm lẫn khi quét hoặc ghi chép.
Sai lệch do lưu kho không đúng vị trí
Đây là nguyên nhân khiến tồn kho ảo tăng cao, khiến doanh nghiệp phải mua hàng mới dù trong kho vẫn còn tồn.
Quy trình kiểm kê hàng hóa trong kho đóng vai trò then chốt đối với mọi doanh nghiệp sản xuất và logistics. Kiểm kê chuẩn giúp giảm thất thoát, nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và tối ưu chi phí chuỗi cung ứng. Trong bối cảnh cạnh tranh và yêu cầu giao hàng nhanh ngày càng cao, việc chuẩn hóa kiểm kê là giải pháp thiết yếu để tối ưu vận hành.
Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn chi tiết về thuê kho, đội ngũ tư vấn TTC Đặng Huỳnh luôn sẵn sàng hỗ trợ. Hãy liên hệ với chúng tôi:
- Hotline: 0931 331 766
- Email: info@ttcdanghuynh.vn
- Website: www.ttcdanghuynh.vn
